Offre d’emploi adjoint(e) à la direction - 8 mai 2012

Compétences recherchées :
Formation en secrétariat et/ou bureautique
Parfaitement bilingue (oral et écrit)
Maîtrise des principaux logiciels (File Maker Pro, Word, Excel, Outlook, environnement MAC)
Excellent sens de l’organisation, bonne méthode de travail ; polyvalence, gestion des priorités et dynamisme ;
Autonome, sens des responsabilités et initiative ;
Posséder 5 années d’expérience pertinente

Définition de tâche :
Tâches reliées au secrétariat
Assurer les activités de bureau (appels, traitement de texte, envois, rapports, réception, courrier, etc.)
Offrir un support administratif (procès-verbaux, contrats, offres de services, équipements et fournitures de bureau, etc.)
Effectuer les communications externes dans les deux langues (lettres, télécommunications, réception, accueil) ;
Structurer et organiser efficacement l’exécution du travail de bureau
Gestion et mise à jour de la base de données et coordination les différents calendriers et agendas
Classification des dossiers (papier et électronique) ;
Assurer les suivis demandés par la direction ;

Tâches reliées aux communications
En période de vente de spectacle
Assurer le suivi avec les écoles, les salles.
Faire la gestion du calendrier
Participer à la rédaction des communiqués ;
Coordonner les relations de presse reliées aux stratégies de communication
Coordonner les opérations de production et d’impression des documents publicitaires ou autres publications ;
Produire et envoyer les lettres d’entente et contrats de vente ;

Tâches reliées à la production
En période de répétition, de production et de représentation
Faire la gestion des horaires, de la logistique
Coordonner les tournées (voyages, visas, hôtels, …)
Suivi de production avec les différents intervenants (metteur en scène, artistes, techniciens)
Coordonner la circulation de l’information entre les équipes

Pour information :
Faire parvenir CV et lettre de présentation.
Courriel : catherinegay@arsenal.ca


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